Steuern als Freiberufler: Was 2026 fällig wird und wann

Hände tippen auf einer Laptop-Tastatur, daneben ein aufgeschlagenes Notizbuch und eine Teetasse auf einem Holztisch. — Foto: StartupStockPhotos / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Freiberufler zahlen Einkommensteuer, bleiben 2026 bis zu einem zu versteuernden Einkommen von 12.348 € steuerfrei und werden danach mit 14 bis 42 % besteuert. Dazu kommt Umsatzsteuer, sofern der Kleinunternehmerstatus nicht greift. Gewerbesteuer fällt für Freiberufler dagegen nicht an.

Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026 und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

Welche Steuern Freiberufler zahlen: Überblick

Für Freiberufler kommen im Kern zwei Steuerarten in Betracht: die Einkommensteuer auf den Gewinn und die Umsatzsteuer auf die Rechnungen. Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag, der erst bei höheren Einkommen anfällt; die genaue Freigrenze sollte vor der Planung anhand der aktuellen gesetzlichen Vorgaben geprüft werden. Wer als Freiberufler gilt, entscheidet das Finanzamt nach § 18 EStG: Katalogberufe und ähnliche Tätigkeiten werden anerkannt, ein Gewerbe muss dann nicht angemeldet werden (IHK München, DATEV).

Die Tabelle zeigt, wer welche Steuer zahlt.

Steuerart	Freiberufler	Gewerbetreibender (Einzelunternehmen)	GmbH
Einkommensteuer	ja, auf den Gewinn	ja, auf den Gewinn	nein, Körperschaftsteuer; Gesellschafter zahlen auf Ausschüttungen
Umsatzsteuer	ja, außer Kleinunternehmer	ja, außer Kleinunternehmer	ja
Gewerbesteuer	nein	ja, Freibetrag 24.500 €	ja, kein Freibetrag

Im Einzelunternehmen wird die Gewerbesteuer zu großen Teilen auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG), das mildert den Unterschied zum Freiberufler, hebt ihn aber nicht auf. Der Aufwand bleibt: Gewerbesteuererklärung, Gemeindebescheid, eigene Vorauszahlungstermine.

Eine Umsatzgrenze, ab der ein Freiberufler zum Gewerbetreibenden wird, gibt es nicht. Die oft gesuchte „Freiberuflergrenze“ existiert nicht. Entscheidend ist ausschließlich die Art der Tätigkeit nach § 18 EStG, nicht die Höhe von Umsatz oder Gewinn.

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Einkommensteuer 2026: Grundfreibetrag und Tarif

Der Grundfreibetrag beträgt 2026 laut § 32a EStG 12.348 € bei Einzelveranlagung und 24.696 € bei Zusammenveranlagung. 2025 lag er bei 12.096 €, 2026 steigt er also um 252 €. Ältere Angaben im Netz nennen teils noch 10.908 € (Stand 2023) und sind überholt; auch die verbreitete Angabe 12.084 € für 2025 ist falsch, richtig sind 12.096 €.

Der Tarif 2026 für Einzelveranlagte (§ 32a EStG, laut rechnercheck.de):

Zu versteuerndes Einkommen	Steuersatz
bis 12.348 €	0 %
12.349 € bis 17.799 €	ab 14 % ansteigend
17.800 € bis 69.878 €	ansteigend bis 42 % Grenzsteuersatz
ab 69.879 €	42 %
ab 277.826 €	45 %

Wichtig ist der Unterschied zwischen Grenzsteuersatz und Durchschnittssteuersatz. Die 42 % gelten nur für den Teil des Einkommens oberhalb von 69.878 €; der Satz auf das gesamte Einkommen liegt deutlich niedriger. Der Tarif steigt stufenlos, es gibt keine Sprünge an den Tarifgrenzen.

Gewinn ist nicht gleich zu versteuerndes Einkommen

Die Einkommensteuer bemisst sich am zu versteuernden Einkommen (zvE), nicht am Gewinn. Vom Gewinn gehen zunächst Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen ab, etwa Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Altersvorsorge, außerdem weitere Abzüge nach persönlicher Lage. Wer 40.000 € Gewinn erzielt, hat daher ein zvE, das im Regelfall darunter liegt. Wie hoch der Abzug im Einzelfall ausfällt, hängt von den tatsächlichen Beiträgen ab und lässt sich ohne Zahlen aus dem Steuerbescheid oder der Steuersoftware nicht seriös beziffern.

Der Gewinn selbst ergibt sich aus Einnahmen minus Betriebsausgaben, meist per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Freiberufler müssen keine Bilanz erstellen.

Rechenbeispiel: Gewinn 40.000 €, Rücklage und Vorauszahlung

Eine exakte Euro-Steuer für 40.000 € Gewinn hängt von Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen ab und lässt sich ohne diese Angaben nicht seriös beziffern. Gezeigt wird deshalb der Rechenweg, an dem sich Gründer orientieren können.

Gewinn ermitteln: Einnahmen minus Betriebsausgaben, im Beispiel 40.000 €.
Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen abziehen. Die Höhe ist individuell; das Ergebnis ist das zvE.
Auf das zvE den Tarif anwenden: Die ersten 12.348 € bleiben steuerfrei, darüber setzt der Tarif mit 14 % ein.
Das Ergebnis ist die Jahressteuer. Daraus leiten sich die Vorauszahlungen ab.

Ein Zahlenbeispiel zur Vorauszahlung: Beträgt die Jahressteuer 2.000 €, wird sie durch vier geteilt, das ergibt 500 € je Termin. Beide Mindestgrenzen (400 € Jahressteuer, 100 € je Termin) sind erfüllt, die Festsetzung erfolgt. Fällig sind die 500 € am 10.3., 10.6., 10.9. und 10.12.

Als grobe Orientierung für die Rücklage dient: Jeden Monat einen Teil jeder Einnahme zurücklegen, den die Steuerberechnung aus dem Vorjahr oder die erste Schätzung nahelegt. Eine feste Quote lässt sich nicht pauschal angeben. Bei Umsatzsteuerpflicht gehört die eingenommene Umsatzsteuer zusätzlich auf ein eigenes Konto, denn sie ist nur durchlaufendes Geld.

Umsatzsteuer: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer

Freiberufler stellen ihren Kunden grundsätzlich Umsatzsteuer in Rechnung und führen sie an das Finanzamt ab, abzüglich der selbst gezahlten Vorsteuer. Die Ausnahme ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Sie gilt seit 1.1.2025, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € (netto) betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt (Finanzamt Hessen). Die früheren Grenzen von 22.000 € (brutto) und 50.000 € gelten nicht mehr (IHK Region Stuttgart).

Im Gründungsjahr gilt eine Grenze von 25.000 € Gesamtumsatz; eine Hochrechnung auf zwölf Monate ist nicht mehr nötig. Ein Rechenbeispiel: Wer im Mai startet und bis Dezember 22.000 € netto umsetzt, ist im Gründungsjahr Kleinunternehmer. Im Folgejahr gilt das weiter, solange der Umsatz höchstens 100.000 € beträgt, weil der Vorjahresumsatz mit 22.000 € unter 25.000 € lag.

Wer als Kleinunternehmer arbeitet, weist keine Umsatzsteuer aus, vermerkt die Steuerfreiheit nach § 19 Abs. 1 UStG auf der Rechnung und hat keinen Vorsteuerabzug. Voranmeldungen und Jahreserklärung entfallen in der Regel. Ausnahmen gelten etwa bei Reverse-Charge-Umsätzen oder wenn das Finanzamt dazu auffordert. E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer nicht ausstellen, aber empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt.

Die Regelung hat zwei Kehrseiten, die sich beziffern lassen. Gegenüber Privatkunden macht der Wegfall der Kleinunternehmerregelung entweder den Preis um 19 % höher oder den Ertrag kleiner: Bleibt der Bruttopreis bei 1.000 €, bleiben netto 840,34 €, also 159,66 € weniger (rund 16 %). Außerdem tragen Kleinunternehmer die Vorsteuer selbst: Bei einem Laptop für 1.190 € brutto sind das 190 €, die Regelbesteuerte über die Voranmeldung zurückerhalten.

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist formlos möglich, bei Gründung auch direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Hat ein Unternehmer im Vorjahr mehr als 25.000 € (aber höchstens 100.000 €) umgesetzt, gilt die Regelbesteuerung grundsätzlich ab Jahresbeginn. Überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr die 100.000 €, endet der Status sofort, und schon der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist steuerpflichtig. Details zur Entscheidung bietet der eigene Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Voranmeldungen für Regelbesteuerte

Neugründer ohne Kleinunternehmerstatus geben im Gründungsjahr und im Folgejahr Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Für Neugründungen von 2021 bis 2026 gilt grundsätzlich der vierteljährliche Rhythmus, bei einer Steuerlast über 9.000 € der monatliche. Fällig ist jeweils der 10. nach Ende des Zeitraums (Finanzverwaltung NRW). Danach richtet sich der Zeitraum nach der Vorjahressteuer: über 9.000 € monatlich, über 2.000 € bis 9.000 € vierteljährlich, bis 2.000 € ist eine Befreiung möglich, aber nicht für Existenzgründer.

Auf Antrag ist die Dauerfristverlängerung um einen Monat möglich; bei monatlicher Abgabe gegen Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahres-Vorauszahlungen. Freiberufler können außerdem die Ist-Besteuerung beantragen, bei der die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang fällig wird. Im Regelfall gilt die Soll-Besteuerung, also Fälligkeit nach Rechnungsstellung (Finanzverwaltung NRW). Wer auf Zahlungen lange wartet, spart durch die Ist-Besteuerung Liquidität.

Warum keine Gewerbesteuer (und wann doch: Abfärberegelung)

Gewerbesteuer betrifft Gewerbebetriebe. Freiberufler nach § 18 EStG melden kein Gewerbe an und zahlen sie nicht. Zur Einordnung: Bei Einzelunternehmen gilt eine Steuermesszahl von 3,5 %, ein Freibetrag von 24.500 € und ein gemeindeabhängiger Hebesatz. Bei 60.000 € Gewerbeertrag und 400 % Hebesatz ergeben sich 4.970 € Gewerbesteuer, die weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet werden. Eine GmbH zahlt in demselben Fall 8.400 € ohne Anrechnung. Der Mindesthebesatz steigt ab dem Erhebungszeitraum 2027 von 200 % auf 280 % (Haufe); der Beitrag zur Gewerbesteuer geht darauf näher ein.

Die Abfärberegelung

Der Schutz vor der Gewerbesteuer hat eine Schwachstelle. Übt ein Freiberufler neben der freiberuflichen auch eine gewerbliche Tätigkeit aus, kann das Finanzamt unter Umständen die gesamte Tätigkeit als gewerblich einstufen („Abfärbung“). Wer neben der Beratung etwa Produkte oder Software verkauft, sollte die Einnahmen sauber trennen und im Zweifel vorab beim Finanzamt oder einer Steuerberatung nachfragen.

Ein einfaches Beispiel zur Verdeutlichung: Eine Designerin erzielt Einnahmen aus Gestaltungsaufträgen und verkauft nebenbei Druckprodukte mit Gewinn. Je nach Gewichtung der gewerblichen Einnahmen könnte das Finanzamt beide Bereiche als Gewerbe behandeln, dann fiele Gewerbesteuer auf den gesamten Gewinn an. Die genaue Grenze muss im Einzelfall geklärt werden. Die Folgen sind eindeutig: Wird die Tätigkeit insgesamt als gewerblich eingestuft, entfällt die Freiberufler-Eigenschaft für den gesamten Gewinn, und Gewerbesteuer samt Gewerbesteuererklärung kommen hinzu.

Vorauszahlungen und Fristen im Kalender

Einkommensteuer-Vorauszahlungen werden erst ab 400 € Jahressteuer und 100 € je Termin festgesetzt (§ 37 Abs. 5 EStG, DATEV). Die Termine sind der 10.3., 10.6., 10.9. und 10.12. Gewerbesteuer-Vorauszahlungen, die nur Gewerbetreibende betreffen, gehen dagegen an die Gemeinde und sind zum 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11. fällig.

Termin	Was	Für wen
10.3. / 10.6. / 10.9. / 10.12.	Einkommensteuer-Vorauszahlung	alle mit Festsetzung
10. nach Quartalsende	USt-Voranmeldung (Gründungsphase)	Regelbesteuerte, bis 31.12.2026 vierteljährlich
10. des Folgemonats	USt-Voranmeldung bei Steuer über 9.000 €	Regelbesteuerte
31.7.2027	Steuererklärung 2026 ohne Berater	alle
Ende Februar 2028	Steuererklärung 2026 mit Berater	beratene Fälle

Die Frist für die Erklärung 2025 lief ohne Berater am 31.7.2026, mit Berater am 28.2.2027 (effektiv Montag, 1.3.2027, weil der 28. ein Sonntag ist); Grundlage ist § 149 Abs. 2 und 3 AO. Für 2026 gilt entsprechend der 31.7.2027 beziehungsweise Ende Februar 2028. Bei Versäumnis droht ein Verspätungszuschlag nach § 152 AO: 0,25 % der festgesetzten Steuer je Monat, mindestens 25 € je Monat.

Nach dem ersten Jahr setzt das Finanzamt die Vorauszahlungen anhand des letzten Bescheids fest. Sinken die Einnahmen, kann ein Antrag auf Herabsetzung sinnvoll sein; steigen sie stark, kommt es zur Nachzahlung mit dem Jahresbescheid.

Betriebsausgaben und Pauschalen

Alles, was betrieblich veranlasst ist, senkt den Gewinn. Dazu zählen zum Beispiel Arbeitsmittel, Software, Fachliteratur und betriebliche Versicherungen. Bei Anschaffungen mit Umsatzsteuer holt sich ein Regelbesteuerter die Vorsteuer zurück; Kleinunternehmer buchen den Bruttobetrag als Kosten. Belege sind aufzubewahren; ältere Angaben nennen zehn Jahre für Rechnungen, die Frist wurde möglicherweise geändert und sollte aktuell geprüft werden.

Für einzelne Berufsgruppen gibt es pauschale Betriebsausgaben auf Grundlage einer Verwaltungsregelung. Laut DATEV können hauptberufliche Autoren und Journalisten 30 % der Einnahmen, höchstens 2.455 €, ansetzen, nebenberuflich 25 %, höchstens 614 € (laut BMF; DATEV nennt 625 €, ein älterer Stand). Die Beträge sind als Richtwerte zu lesen. Die Pauschale kommt nur in Betracht, wenn sie höher ist als die tatsächlichen Kosten.

Bei Steuerberaterkosten gilt: Betrieblich veranlasste Leistungen sind Betriebsausgaben, privat veranlasste Anteile wie Mantelbogen oder Kinderfreibeträge nicht. Die Homeoffice-Pauschale (6 € je Tag, höchstens 1.260 €) gilt bei Selbstständigen nur ersatzweise zum Arbeitszimmer. Vor dem Ansatz sollte das mit dem Finanzamt geklärt werden.

Wann sich ein Steuerberater lohnt

Ein Steuerberater ist nicht zwingend, aber in mehreren Lagen sinnvoll: bei der Wahl zwischen Kleinunternehmerstatus und Regelbesteuerung, beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, bei gemischten Tätigkeiten mit Abfärbegefahr und bei Gewinnen, die sich der Spitzensteuersatzzone nähern. Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), die zum 1.7.2025 geändert wurde: Wertgebühren steigen im Schnitt um 6 %, Zeitgebühren um rund 9 %. Die Höchstgebühr je Stunde stieg von 150 € auf 164 €, der durchschnittliche Stundensatz von 105 € auf 115 € (rund +9 %), abgerechnet wird im Viertelstundentakt. Pauschalhonorare sind nach § 4 StBVV schriftlich vereinbar. Zu den Kosten im Detail gibt es einen eigenen Beitrag.

Checkliste für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Tätigkeit genau beschreiben, damit das Finanzamt die freiberufliche Einordnung nach § 18 EStG prüfen kann.
Kleinunternehmerstatus bewusst wählen oder durch Verzicht auf Regelbesteuerung gehen (fünf Jahre Bindung).
Gewinn und Umsatz für das Gründungsjahr realistisch schätzen; die Schätzung bestimmt die ersten Vorauszahlungen.
Bankverbindung angeben, auch für die Rückzahlung zu viel gezahlter Vorauszahlungen.
Bei Regelbesteuerung: Voranmeldungsrhythmus beachten, im Gründungsjahr vierteljährlich.

Häufige Fehler

Gewinn mit zu versteuerndem Einkommen gleichsetzen und die Steuer deshalb zu hoch schätzen.
Auf eine „Freiberuflergrenze“ vertrauen, die es nicht gibt, und gewerbliche Nebeneinnahmen nicht trennen.
Veraltete Kleinunternehmergrenzen (22.000 € und 50.000 €) verwenden.
Keine Rücklage für Einkommensteuer und Umsatzsteuer bilden und bei der Nachzahlung in Liquiditätsprobleme geraten.
Die Vorauszahlungstermine verpassen, weil im ersten Jahr noch kein Bescheid vorliegt.

Häufige Fragen

Wie viel Steuern muss ein Freiberufler zahlen?

Das hängt vom zu versteuernden Einkommen ab. 2026 bleiben bis 12.348 € steuerfrei, darüber steigt der Satz von 14 % bis auf 42 % ab 69.879 €. Hinzu kommt Umsatzsteuer, falls kein Kleinunternehmerstatus besteht.

Was ist steuerlich besser, Freiberufler oder Gewerbe?

Wer die Tätigkeit nach § 18 EStG ausübt, spart die Gewerbesteuer und die Gewerbesteuererklärung. Die Wahl steht meist nicht frei, denn das Finanzamt entscheidet nach der Art der Tätigkeit.

Wie viel darf ein Freiberufler steuerfrei dazuverdienen?

Der Grundfreibetrag liegt 2026 bei 12.348 € zvE (24.696 € bei Zusammenveranlagung). Gemeint ist das zu versteuernde Einkommen nach Abzug von Betriebsausgaben, Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen, nicht der Umsatz.

Wie hoch ist die Freiberuflergrenze 2026?

Es gibt keine. Entscheidend ist die Tätigkeit nach § 18 EStG. Die Grenzen von 25.000 € und 100.000 € betreffen nur die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer.

Wie viel Umsatz braucht ein Selbstständiger für 2.500 € netto?

Eine pauschale Zahl lässt sich nicht nennen. Die Antwort hängt von Betriebsausgaben, Krankenversicherung, Altersvorsorge und Einkommensteuer ab und lässt sich nur mit den persönlichen Zahlen ermitteln. Der Rechenweg läuft rückwärts: Zum gewünschten Nettobetrag kommen Einkommensteuer, Beiträge zur Kranken- und Altersvorsorge sowie die Betriebsausgaben, die Summe ergibt den nötigen Umsatz; bei Umsatzsteuerpflicht kommt die Umsatzsteuer als durchlaufender Posten obendrauf.

Fazit

Freiberufler zahlen Einkommensteuer und meist Umsatzsteuer, keine Gewerbesteuer. Gründer sollten schon im ersten Jahr einen Teil jeder Einnahme zurücklegen, die Termine im Kalender eintragen und die eingenommene Umsatzsteuer getrennt halten. Wer neben der freiberuflichen Tätigkeit gewerblich arbeitet, klärt die Abfärbegefahr vor Aufnahme mit Finanzamt oder Steuerberatung. Der Kleinunternehmerstatus bringt vor allem bei überwiegend Privatkunden und geringer Vorsteuer Vorteile; bei hohen Anschaffungen fällt der fehlende Vorsteuerabzug ins Gewicht (190 € je Laptop für 1.190 € brutto). Wer unsicher ist, klärt die Wahl vor dem Start mit Finanzamt oder Steuerberatung.

Quellen

Weitersagen: