Belege digitalisieren: Was ist erlaubt, was muss weg?

Hängeregistratur mit blauen und weißen Ordnern und Trennstreifen in mehreren Reihen. — Foto: roma1880 / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Papierbelege dürfen eingescannt oder mit dem Smartphone fotografiert werden; die GoBD erlauben das ausdrücklich (Rz. 130). Das Papier darf anschließend nur dann in den Müll, wenn die digitale Fassung unveränderbar archiviert und das Scanverfahren schriftlich beschrieben ist. Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden, zuvor waren es 10.

Für Gründerinnen und Gründer lohnt sich das Digitalisieren schnell: Wer Belege am Tag des Eingangs erfasst, hat kaum Zettelchaos, findet Unterlagen bei der Steuerprüfung in Sekunden und spart Archivplatz. Voraussetzung ist ein Ablauf, der nachvollziehbar bleibt.

Hinweis: Der Beitrag fasst die Verwaltungsanweisung und die Gesetzeslage zusammen und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob das eigene Verfahren den Anforderungen genügt, klärt im Zweifel die Steuerberatung.

Dürfen Belege digitalisiert werden?

Ja. Grundlage sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“, kurz GoBD. Sie sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums und kein Gesetz. Die letzte Neufassung stammt vom 28.11.2019, geändert wurde sie mit Schreiben vom 11.03.2024 und vom 14.07.2025 (laut BMF).

Seit der Neufassung 2019 ist die Belegerfassung per Foto, auch mit dem Smartphone, ausdrücklich erlaubt (Rz. 130). Das gilt ebenso für die bildliche Erfassung im Ausland, etwa bei Dienstreisen (Rz. 136). Ein Scanner im Büro ist also nicht nötig, eine Handykamera reicht.

Die GoBD gelten auch für Steuerpflichtige, die nur aufzeichnungspflichtig sind, etwa mit Einnahmenüberschussrechnung (Rz. 4). Für Kleinstunternehmer bis 17.500 € Jahresumsatz ist bei der Bewertung auch die Unternehmensgröße zu berücksichtigen (Rz. 15). Eine Befreiung ist das nicht.

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Zu den Mediadaten

Eines regeln die GoBD nicht: Sie sagen nichts darüber, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, das ergibt sich aus HGB und Steuergesetzen (laut Bundesbeauftragtem für den Datenschutz).

Wie schnell muss erfasst werden?

Nach den GoBD sind unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Gebucht sein muss spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats (Rz. 50, laut IHK Wiesbaden). Wer Belege wöchentlich scannt, liegt bei unbaren Vorgängen meist im Rahmen, bei Bargeld ist der Takt enger.

Papier wegwerfen: Voraussetzungen für ersetzendes Scannen

Dass ein Beleg gescannt werden darf, heißt noch nicht, dass das Original vernichtet werden darf. Die GoBD erlauben die Vernichtung bildlich erfasster Papierdokumente nur unter Voraussetzungen (Rz. 140). Drei Punkte sind entscheidend.

Unveränderbarkeit: Das System muss gewährleisten, dass einmal erfasste Informationen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können. Änderungen müssen protokolliert werden (Rz. 107 ff., laut IHK Wiesbaden).
Verlustfreie Konvertierung: Wird der Scan in ein anderes Format umgewandelt, genügt die konvertierte Fassung nur, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung erfolgt, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen und die verlustfreie Konvertierung in der Verfahrensdokumentation festgehalten ist (Rz. 135 in der Fassung vom 14.07.2025).
Dokumentiertes Verfahren: Wer scannt, wann und wie geprüft wird, steht schriftlich fest (Rz. 151 ff.).

Werden Texte per OCR ausgelesen, sind auch die so gewonnenen Informationen nach Verifikation aufzubewahren (laut GoBD-Fassung vom 14.07.2025).

Ein verbreiteter Irrtum: Ein PDF sei „unveränderbar“ und deshalb automatisch GoBD-konform. Das stimmt nicht. Eine PDF-Datei in einem normalen Ordner lässt sich überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. Entscheidend sind das Archivsystem und die Protokollierung, nicht das Dateiformat.

Papieroriginal vernichten: ja oder nein?

Ist der Beleg ein elektronisch eingegangenes Dokument (z. B. XML-E-Rechnung)? Dann gibt es kein Papieroriginal, die Datei selbst ist das Original und bleibt im Empfangsformat erhalten.
Liegt der Beleg nur auf Papier vor? Dann prüfen, ob das Scanverfahren dokumentiert ist.
Ist das Verfahren dokumentiert, die Bildqualität kontrolliert und das Archiv gegen unprotokollierte Änderungen geschützt? Dann darf das Papier vernichtet werden.
Fehlt einer dieser Punkte? Dann Papier aufheben, bis er erfüllt ist.

Wer unsicher ist, hebt Belege einfach auf. Papier kostet Platz, ein zu früh vernichtetes Original lässt sich nicht zurückholen.

Sonderfall Thermopapier

Kassenbons und viele Tankquittungen sind auf Thermopapier gedruckt und verblassen mit der Zeit. Praktisch gehören solche Belege zuerst gescannt, bevor die Schrift unleserlich wird. Ob das Original danach vernichtet wird, richtet sich nach den oben genannten Voraussetzungen.

Verfahrensdokumentation für Gründer: Mini-Muster

Eine Verfahrensdokumentation muss Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig darstellen (Rz. 151 ff.). Für das Scannen gehört eine Scanweisung dazu mit Angaben zu wer, wann, was, Qualitätskontrolle und Fehlerprotokoll (laut IHK Wiesbaden). Bei einem Ein-Personen-Betrieb passt das auf eine Seite.

Als Gerüst dienen sieben Punkte:

Wer: Name der Person, die scannt (bei Solo-Selbstständigen: die Inhaberin oder der Inhaber), plus Vertretung.
Wann: fester Rhythmus, etwa Eingang am selben Tag oder wöchentlich, Kassenbelege täglich.
Was: welche Belegarten erfasst werden (Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge) und welche nicht.
Wie: verwendetes Gerät oder App, Auflösung, Dateiformat, Benennung der Dateien.
Qualitätskontrolle: Sichtprüfung auf Lesbarkeit und Vollständigkeit, ob alle Seiten und die Rückseite erfasst sind.
Fehlerprotokoll: was bei unleserlichen oder fehlenden Scans geschieht, mit Datum und Vermerk.
Archiv und Vernichtung: wo und wie unveränderbar gespeichert wird, wann das Papier vernichtet wird und wie das Datum festgehalten wird.

Dazu gehört die Angabe, dass bei einer Konvertierung die verlustfreie Umwandlung gewährleistet ist (Rz. 135). Die Dokumentation wird datiert und bei Änderungen des Verfahrens fortgeschrieben, damit frühere Stände nachvollziehbar bleiben.

E-Rechnungen und digitale Originale: nicht ausdrucken und scannen

Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 gilt: Eingehende Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, zum Beispiel als XML-E-Rechnung (Rz. 131). Eine Konvertierung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 möglich.

Ausdrucke elektronisch eingegangener Belege werden nach Auslegung der IHK Wiesbaden (zu Rz. 119) nicht anerkannt. Digitale Belege sind digital zu kontieren und aufzubewahren, Papier und digital sollen nicht gemischt werden. Das ist eine Auslegung der IHK und keine Vorgabe des Gesetzgebers; sicherer ist, das digitale Original ohnehin unverändert abzulegen.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung? Eine reine PDF-Rechnung gilt im B2B nicht als E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0 (laut easyrechtssicher.de). Eine einfache PDF-Rechnung ist deshalb ein Beleg, der ganz normal digital abgelegt wird, ohne Ausdruck und Wiedereinscannen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG (laut Haufe): Bis 31.12.2026 genügen Papier oder sonstige Rechnungen. Für 2027 gilt die Erleichterung nur, wenn der Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Ein Beispiel: Beträgt der Gesamtumsatz 2026 etwa 60.000 €, liegt er unter 800.000 €, die Ausstellungspflicht beginnt dann für Umsätze ab 01.01.2028. Bei 850.000 € Umsatz 2026 greift sie bereits ab 01.01.2027.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen (§ 34a UStDV), ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV). Die Empfangspflicht besteht aber auch für sie, ein E-Mail-Postfach, das XML-Anhänge entgegennimmt, ist also Pflicht (laut Rechner-Hub). Bei der Ausgangsrechnung braucht, wer ein Fakturierungsprogramm nutzt, keine bildhafte PDF-Kopie, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann (Rz. 76 laut BMF).

Aufbewahrungsfristen 2026: 8, 10, 6 Jahre

Seit dem 01.01.2025 sind Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge nur noch 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG, § 257 HGB; Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Davor galten 10 Jahre (laut NWB). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleiben bei 10 Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei 6 Jahren.

Die Pauschalaussage „digitale Belege 10 Jahre“, die in manchen Übersichten und älteren Ratgebern steht, ist damit veraltet.

Beleg-Art	Aufbewahrung	Format
Papierrechnung (Eingang)	8 Jahre	Papier oder Scan mit dokumentiertem Verfahren
PDF-Rechnung	8 Jahre	PDF im Original, im Archiv ohne Veränderungsmöglichkeit
XRechnung / ZUGFeRD	8 Jahre	Empfangsformat (XML), nicht ausdrucken
Kassenbon, Quittung	8 Jahre	Papier oder Scan, Thermopapier früh sichern
Kontoauszug	8 Jahre	Papier oder digital (bei elektronischem Eingang im Empfangsformat)
Jahresabschluss, Inventar	10 Jahre	Papier oder digital
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	im Empfangsformat

Wann endet die Frist? Rechenbeispiel

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für betroffene Steuern noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 2 AO). Beispiel für 2026:

Beleg aus 2026: 2026 + 8 Jahre, Aufbewahrung bis 31.12.2034.
Jahresabschluss oder Buch 2026: 2026 + 10 Jahre, Aufbewahrung bis 31.12.2036.

Beide Daten stehen unter dem Vorbehalt der Ablaufhemmung. Gibt es etwa eine laufende Prüfung oder ein offenes Einspruchsverfahren, bleibt aufzubewahren, bis die Frist wirklich ausgelaufen ist.

Für die Aufbewahrung ist es unerheblich, ob der Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung oder per Bilanz ermittelt wird: Die Belege müssen in beiden Fällen die genannten Fristen erfüllen.

Tools: App, Scanner, Buchhaltungssoftware

Welches Werkzeug taugt, hängt weniger vom Gerät als vom Ablauf ab. Die GoBD verlangen ein nachvollziehbares, dokumentiertes Verfahren (Rz. 151 ff.). Praktisch haben sich drei Wege bewährt.

Smartphone-App der Buchhaltungssoftware: Foto aufnehmen, der Beleg landet direkt im Archiv; ob dieses Änderungen protokolliert, ist vor der Nutzung zu prüfen. Das ist für Gründer der schnellste Weg, weil Erfassung und Archivierung in einem Schritt passieren. Wie sich Belege in einer konkreten Software wie Lexware Office erfassen lassen, regelt die Hilfe des jeweiligen Anbieters.
Dokumentenscanner mit Einzugsfunktion: lohnt bei vielen Papierbelegen pro Woche. Die Dateien müssen danach in ein Archiv, das Änderungen protokolliert.
Ordner mit PDFs plus Tabelle: funktioniert nur, wenn jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Ein gewöhnlicher Ordner bietet das nicht. Auch Excel-Tabellen sind nicht per se verboten, aber ohne Änderungsprotokoll oder Festschreibung nicht GoBD-konform (laut WHK Controlling, Praxisquelle).

Wer Belege nach dem Foto noch mit dem Smartphone-Scanner der Notiz- oder Dateien-App weiterverarbeitet, sollte die Datei danach in das Archiv legen und die Ausgangsdatei nicht dauerhaft in der Galerie liegen lassen. Wo der Scanner im Handy sitzt, hängt vom Hersteller und der installierten App ab: Je nach Gerät steckt die Funktion in der Notiz-App, in der Dateien-App oder in der Kamera-App des Herstellers.

Spesen-Software für den Mittelstand, wie sie in manchen Vergleichslisten auftaucht, ist für Soloselbstständige und kleine Teams selten die passende Größe, hier reichen Buchhaltungssoftware mit Belegupload oder eine App.

Häufige Fragen

Wie kann ich Belege digital speichern?

In einem Archiv, das Änderungen protokolliert und Dokumente nicht ohne Kenntlichmachung überschreiben lässt. Eine Buchhaltungssoftware mit Belegarchiv erfüllt das in der Regel, ein einfacher Ordner nicht. Zusätzlich gehört die Verfahrensdokumentation dazu.

Wie nennt man Belege?

Je nach Zusammenhang spricht man von Buchungsbelegen oder Geschäftsunterlagen. Dazu zählen Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge. In den Aufbewahrungsvorschriften ist meist von Buchungsbelegen die Rede. Handels- und Geschäftsbriefe sind eine eigene Gruppe mit 6 Jahren Aufbewahrung.

Wie scanne ich einen Brief mit meinem Handy?

Mit der Scanfunktion einer Notiz-, Dateien- oder Buchhaltungs-App: Brief flach und gut beleuchtet auf einen dunklen Untergrund legen, alle Seiten erfassen, Lesbarkeit prüfen, Datei im Archiv ablegen. Die GoBD erlauben das Smartphone ausdrücklich (Rz. 130).

Wie kann man am besten Unterlagen digitalisieren?

Am wenigsten Aufwand macht ein fester Rhythmus mit App oder Einzugsscanner und einem Archiv, das Änderungen protokolliert. Eine einseitige Scanweisung genügt für kleine Betriebe, solange sie befolgt wird.

Fazit

Digitalisieren ist erlaubt und für Gründer meist die bessere Lösung, wenn der Ablauf dokumentiert ist. Wer die Papieroriginale behalten will, kann scannen und trotzdem aufbewahren, wer sie vernichten möchte, braucht zuvor Scanweisung, Qualitätskontrolle und ein veränderungsgeschütztes Archiv. E-Rechnungen werden im Empfangsformat abgelegt, nicht ausgedruckt. Frist für Buchungsbelege: 8 Jahre ab Jahresende, für Bücher und Abschlüsse 10 Jahre. Praktisch empfiehlt sich, zuerst die Scanweisung aufzuschreiben und erst danach mit dem Wegwerfen zu beginnen.

Quellen

Weitersagen: