Privatrechnung Vorlage: Was muss draufstehen, was nicht?

Frau notiert etwas in einem Notizbuch, daneben Laptop, Kaffeetasse und Stift auf dem Tisch — Foto: StartupStockPhotos / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Eine Privatrechnung ist eine Rechnung ohne unternehmerische Tätigkeit: Sie enthält Namen und Anschriften beider Seiten, Datum, Leistungsbeschreibung und Betrag, aber keine Umsatzsteuer, keinen § 19-Hinweis und keine Steuernummer. Gewinne aus privaten Verkäufen bleiben bis unter 1.000 € pro Kalenderjahr steuerfrei.

Wer sich nach einer Vorlage für „Rechnung schreiben privat“ umsieht, stößt oft auf Muster mit 19 % Umsatzsteuer oder Kleinunternehmerhinweis. Beides passt nicht zur Privatperson. Was auf ein solches Dokument gehört, wann es nicht mehr ausreicht und welche Folgen ein falscher Steuerausweis hat, steht in den folgenden Abschnitten.

Hinweis: Der Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Zweifeln, ob eine Tätigkeit bereits unternehmerisch ist, hilft das zuständige Finanzamt oder eine Steuerberatung.

Was ist eine Privatrechnung – und wann wird sie gebraucht?

Das Umsatzsteuergesetz kennt den Begriff „Privatrechnung“ nicht. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig von der Bezeichnung (auch eine Quittung kann darunter fallen). Gemeint ist im Alltag ein Abrechnungsdokument, das eine Privatperson ausstellt, die nicht als Unternehmer auftritt.

Typische Anlässe:

Verkauf eines gebrauchten Gegenstands, etwa eines Fahrrads, Möbelstücks oder Autos, bei dem der Käufer einen Beleg möchte.
Einmalige Hilfe gegen Entgelt, zum Beispiel Umzugshilfe oder Gartenarbeit für Bekannte.
Erste Gehversuche vor der Gründung, bei denen Kunden bereits nach einem Beleg fragen.

Eine gesetzliche Pflicht, als Privatperson eine Rechnung zu schreiben, besteht in diesen Fällen in der Regel nicht. Nach § 368 BGB kann der Zahlungsempfänger aber auf Verlangen zur Quittung verpflichtet sein; das Gesetz nennt dafür keine Pflichtangaben. Die Pflicht zur Rechnung binnen sechs Monaten gilt laut Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF bei Leistungen an Unternehmer, an juristische Personen und bei steuerpflichtigen Grundstücksleistungen, auch an Privatpersonen.

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Privatrechnung oder Unternehmerrechnung? Die Grenze

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern die Tätigkeit dahinter. Eine feste Euro-Schwelle gibt es für die Grenze nicht, deshalb hier die Orientierung an den Merkmalen, die in der Praxis eine Rolle spielen. Ob sie im Einzelfall greifen, entscheidet das Finanzamt.

Merkmal	Eher privat	Eher unternehmerisch
Häufigkeit	einmalig, gelegentlich	wiederholt, auf Dauer angelegt
Ware	eigene Gebrauchsgegenstände	Ankauf zum Weiterverkauf
Absicht	Ausmisten, Verkauf zum Zeitwert	Gewinnerzielung
Auftritt	zufälliger Käufer	Werbung, Shop, Stammkunden

Einfache Faustregel für die Praxis:

Einmaliger Verkauf eigener Sachen: Privatrechnung genügt.
Wiederholte Verkäufe oder Dienstleistungen mit Gewinnabsicht: Es liegt unternehmerische Tätigkeit vor. Dann ist eine Unternehmerrechnung nötig, bei kleinen Umsätzen eine Kleinunternehmerrechnung.

Wer als Gründer bereits Kunden akquiriert, Leistungen wiederholt anbietet und Einnahmen erzielen will, ist keine Privatperson mehr, auch wenn noch kein Gewerbe angemeldet ist. Die Kleinunternehmerregelung ist dabei kein Privatstatus: Kleinunternehmer sind Unternehmer. Sie bleiben von der Umsatzsteuer befreit, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG, seit 01.01.2025). Die früheren Grenzen von 22.000 € und 50.000 € galten laut Handelskammer Hamburg nur bis einschließlich 2024. Beispiel: Ein Gründer mit 24.000 € Vorjahresumsatz und 60.000 € netto im laufenden Jahr kann die Regelung anwenden; nach altem Recht wäre das nicht möglich gewesen.

Pflichtangaben und Vorlage

Für die Privatrechnung gibt es keine gesetzliche Pflichtangabenliste. Sinnvoll sind die Angaben, die den Vorgang eindeutig machen und bei Rückfragen oder bei einer späteren Steuererklärung helfen. Die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (unter anderem Steuernummer des Leistenden und fortlaufende Rechnungsnummer) gelten für Unternehmer und gehören nicht auf eine echte Privatrechnung.

Mustertext

Der Text lässt sich in ein Textdokument kopieren. Die Felder in eckigen Klammern sind auszufüllen.

Rechnung / Kaufbeleg

Verkäufer: [Vorname Nachname], [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Käufer: [Vorname Nachname], [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

Verkauft wird: [Beschreibung des Gegenstands bzw. der Leistung, Menge, ggf. Baujahr/Seriennummer]
Übergabe bzw. Leistung am: [TT.MM.JJJJ]
Kaufpreis: [Betrag] Euro, bezahlt am [Datum] in bar / per Überweisung

Bekannte Mängel: [Mängel nennen oder „keine bekannt“]
Der Verkauf erfolgt als Privatverkauf unter Ausschluss jeder Sachmängelhaftung und ohne Garantie. Dies gilt nicht für Mängel, die der Verkäufer arglistig verschwiegen hat.

Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Unterschrift Verkäufer: __________ Unterschrift Käufer: __________

Der Haftungsausschluss ist bei Privatverkäufen üblich. Er schützt nicht vor Ansprüchen wegen verschwiegener Mängel, deshalb gehören bekannte Mängel in den Text. Die rechtliche Wirkung im Einzelfall kann dieser Beitrag nicht beurteilen.

Privatrechnung für eine Dienstleistung

Bei Nachbarschaftshilfe oder gelegentlicher Nebentätigkeit gilt derselbe Aufbau. Statt „Verkauft wird“ steht dort „Erbrachte Leistung“ mit Art, Umfang und Zeitraum, etwa „Gartenarbeiten, 6 Stunden, am 12.09.“. Wiederholt sich die Tätigkeit, wird sie schnell unternehmerisch. Dann ist die Privatrechnung die falsche Form.

Keine Umsatzsteuer – und was passiert bei Ausweis (§ 14c)

Eine Privatperson schuldet keine Umsatzsteuer und darf sie daher nicht gesondert ausweisen. Ein Hinweis nach § 19 UStG gehört ebenfalls nicht auf die Privatrechnung: Die Norm betrifft nur Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung anwenden. Vorlagen, die beides auf eine Privatrechnung setzen, vermischen die Rechtslage.

Weist jemand Umsatzsteuer gesondert aus, obwohl er sie nicht schuldet, gilt nach der Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF: Der ausgewiesene Betrag wird nach § 14c UStG geschuldet, solange er nicht berichtigt wird. Das betrifft ausdrücklich auch Privatpersonen und Kleinunternehmer. Beispiel: Ein Verkauf über 850 € brutto, in dem 135,71 € Umsatzsteuer (19 %) gesondert stehen, löst diese Steuerschuld aus, obwohl der Verkäufer gar nicht umsatzsteuerpflichtig ist. Der Rechenweg: 850 € / 1,19 = 714,29 € netto, Differenz 135,71 €.

Der Fehler lässt sich korrigieren. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt, etwa mit Rechnungsnummer und Datum. Für die Berichtigung gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst.

Steuerfreigrenze 1.000 €: Rechenbeispiel

Ob aus einem Privatverkauf Einkommensteuer entsteht, regelt § 23 EStG. Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften bleiben steuerfrei, wenn der Gesamtgewinn im Kalenderjahr unter 1.000 € liegt (seit 01.01.2024, davor 600 €). Es handelt sich laut Haufe um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag: Wird sie erreicht, ist der gesamte Gewinn steuerpflichtig.

Fall	Gesamtgewinn im Jahr	Steuerlich
A	950 €	950 € steuerfrei
B	1.050 €	1.050 € voll steuerpflichtig

Als Gewinn zählt der Verkaufspreis minus Anschaffungskosten. Die Regel betrifft außerdem nur Geschäfte innerhalb der Spekulationsfristen, also ein Jahr bei den meisten Wirtschaftsgütern und zehn Jahre bei Grundstücken. Gebrauchsgegenstände wie Möbel, Kleidung oder Elektronik werden meist mit Verlust verkauft. Dann entsteht kein Gewinn, und die Grenze spielt keine Rolle. Ein gebrauchtes Sofa für 300 €, das neu 900 € kostete, löst keine Einkommensteuer aus, weil kein Gewinn entsteht.

Ältere Angaben von 600 € (bis 2023) und 730 € sind überholt bzw. nicht belegbar. Maßgeblich ist der Wert von 1.000 €.

Privatrechnung, Kleinunternehmerrechnung, Regelrechnung im Vergleich

Merkmal	Privatrechnung	Kleinunternehmer	Regelrechnung
Aussteller	Privatperson	Unternehmer	Unternehmer
Umsatzsteuer	keine, kein Ausweis	keine, kein Ausweis	Satz und Betrag
Steuernummer	nicht nötig	nötig	nötig
Rechnungsnummer	optional	einmalig vergeben	einmalig vergeben
Hinweis auf Steuerbefreiung (üblich: § 19 UStG)	nein	ja	nein
Rechnungspflicht	meist keine	bei B2B ja	bei B2B ja

Auch Kleinunternehmerrechnungen müssen die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten; nur Steuersatz und -betrag entfallen zugunsten des Hinweises auf die Steuerbefreiung. Seit 01.01.2025 gelten Papierrechnungen und einfache PDF als „sonstige Rechnungen“; die Übermittlung als Datei bedarf der Zustimmung des Empfängers. Für Privatrechnungen ist das ohnehin kaum relevant, weil keine E-Rechnungspflicht besteht.

Häufige Fragen

Muss als Privatperson eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer geschrieben werden?

Ja, sofern es sich tatsächlich um eine private Leistung handelt. Privatpersonen schulden keine Umsatzsteuer. Wird sie trotzdem gesondert ausgewiesen, greift § 14c UStG, bis der Betrag berichtigt ist.

Wie viel darf als Privatperson in Rechnung gestellt werden?

Eine feste Obergrenze für den Rechnungsbetrag gibt es nicht. Steuerlich relevant ist nicht der Rechnungsbetrag, sondern der Gewinn (Verkaufspreis minus Anschaffungskosten): Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften sind bis unter 1.000 € pro Jahr steuerfrei. Bei laufenden, auf Gewinn angelegten Einnahmen liegt eine unternehmerische Tätigkeit vor, unabhängig vom Betrag.

Was gilt für Rechnungen über 250 Euro?

Die Grenze von 250 € brutto stammt aus § 33 UStDV und erleichtert Unternehmern die Rechnung: Vier Angaben genügen, nämlich Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe. Bei mehreren Positionen zählt der Gesamtbetrag. Zwei Artikel zu je 130 € ergeben 260 € und damit keine Kleinbetragsrechnung. Für echte Privatrechnungen spielt diese Grenze keine Rolle, weil dort ohnehin keine Pflichtangabenliste gilt.

Wann wird aus privatem Verkauf ein Gewerbe?

Wenn wiederholt mit Gewinnabsicht verkauft oder geleistet wird: etwa Ankauf von Ware zum Weiterverkauf, regelmäßige Angebote über Plattformen oder wiederkehrende Kunden. Dann ist eine Unternehmerrechnung nötig. Die Kleinunternehmerregelung entlastet bei der Umsatzsteuer, ändert aber nichts daran, dass es sich um eine unternehmerische Tätigkeit handelt. Maßgeblich sind die Nachhaltigkeit der Tätigkeit und die Gewinnerzielungsabsicht; ob sie im Einzelfall vorliegen, entscheidet das Finanzamt.

Wie lange sind Rechnungen aufzubewahren?

Für die eigene Privatrechnung gibt es keine eigene Aufbewahrungsvorschrift; ein Durchschlag oder eine Kopie als Nachweis ist sinnvoll. Privatpersonen, die eine Handwerkerrechnung erhalten, müssen sie nach der Fassung des § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren; für Unternehmer gelten längere Fristen. Dieser Stand wurde nicht an der Primärquelle geprüft, die genaue Dauer ist im Einzelfall beim Finanzamt zu klären.

Fazit

Eine Privatrechnung braucht Namen, Anschriften, Datum, Leistungsbeschreibung und Betrag, dazu bei Gebrauchtverkäufen den Haftungsausschluss mit Angabe bekannter Mängel. Umsatzsteuer, Steuernummer und § 19-Hinweis gehören nicht darauf. Wer wiederholt mit Gewinnabsicht verkauft oder Leistungen anbietet, ist Unternehmer und sollte auf eine Kleinunternehmer- oder Regelrechnung wechseln. Wer unsicher ist, ob die Grenze bereits überschritten ist, klärt das vor der nächsten Rechnung mit dem Finanzamt.

Quellen

Weitersagen: