Virtuelle Assistenz: Was sie ist und wie der Start gelingt

Eine virtuelle Assistenz (VA) erledigt Büro- und Organisationsaufgaben selbstständig, ortsunabhängig und für mehrere Auftraggeber. Der Einstieg ist ohne Pflichtausbildung möglich, im Gründungsjahr wird die Umsatzsteuer erst oberhalb von 25.000 € netto fällig, und realistisch sind eher 20–50 € pro Stunde als die häufig genannten 80 €.

Für Gründerinnen und Gründer, die den Start als VA erwägen, geht es um die Fragen, was die Tätigkeit umfasst, ob Gewerbe oder freiberufliche Tätigkeit vorliegt, wie die Kleinunternehmerregelung seit 2025 funktioniert und was sich pro Stunde und Monat verdienen lässt. Dazu kommen Risiken, die viele Ratgeber auslassen: Scheinselbstständigkeit, Datenschutz und Haftung.

Hinweis: Die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Einordnung hängt vom Einzelfall ab. Der Beitrag ersetzt keine Beratung durch Steuerberatung, Finanzamt oder Rentenversicherung.

Was macht eine virtuelle Assistenz – und was nicht

Eine VA unterstützt Selbstständige und kleine Unternehmen aus der Ferne. Typische Aufgaben sind Terminplanung und Postfachpflege, Reiseorganisation, Rechnungsvorbereitung, Datenpflege im CRM, Recherchen, Protokolle und die Betreuung von Kundenanfragen. Wer Social-Media-Kanäle betreut, bewegt sich bereits in einem Nachbarfeld, das eigene Preise und einen anderen Zuschnitt hat und in einem separaten Beitrag behandelt wird.

Der Unterschied zum Angestellten im Sekretariat liegt im Status: Die VA arbeitet auf eigene Rechnung, mit eigener Ausstattung, nach eigener Zeiteinteilung und für mehrere Auftraggeber gleichzeitig. Daraus folgen Pflichten, die im Angestelltenverhältnis der Arbeitgeber trägt: Steuern, Kranken- und Altersvorsorge, Versicherungen und Akquise.

Virtuelle Assistenz ist kein reglementierter Beruf. Es gibt keine Kammerpflicht und keinen vorgeschriebenen Abschluss. Laut auslandsjob.de existieren Vermittlungsangebote, etwa Fernarbeit.net, das nach einer Bewerbung 59 € für drei Monate Zugang verlangt und keine Provision erhebt. Die Konditionen können sich ändern und sollten vor einer Anmeldung direkt beim Anbieter geprüft werden.

Selbstständig als VA: Gewerbe oder freiberuflich?

Die Frage entscheidet über Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuer und die IHK-Mitgliedschaft. Büro- und Verwaltungstätigkeiten stehen nicht im Katalog der freien Berufe nach § 18 EStG. Eine VA wird deshalb in aller Regel als Gewerbetreibende eingestuft. Das ist eine übliche Einordnung, keine verbindliche Auskunft. Maßgeblich bleibt die Entscheidung des Finanzamts, im Zweifel in Abstimmung mit der IHK.

Der Grund liegt im Berufsbild. Der Katalogberuf „beratender Betriebswirt“ setzt nach dem Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums eine BWL-Ausbildung oder ein vergleichbares Selbststudium samt Praxis voraus. Zudem müssen Kenntnisse aus den BWL-Hauptbereichen tatsächlich eingesetzt werden. Beratende Betriebswirte dürfen nur beratend tätig sein: Implementierung und Umsetzung stuft das Finanzamt in der Regel als gewerblich ein. Eine VA setzt aber meist um, statt zu beraten. Wer Termine koordiniert, Postfächer pflegt und Daten eintippt, erbringt Ausführungsleistungen.

Anders kann es bei Mischprofilen aussehen. Wer eine einschlägige Qualifikation mitbringt und überwiegend konzeptionell berät, etwa zu Büroorganisation oder Prozessen, bewegt sich eher im Feld der Beratung. Dort ist die Abgrenzung heikel. Das Münchner Gründungsbüro und das Existenzgründungsportal weisen darauf hin, dass das Finanzamt eine Anmeldung als Freiberufler oft ohne Prüfung akzeptiert. Wird bei einer späteren Betriebsprüfung rückwirkend Gewerbe festgestellt, drohen Nachforderungen bei der Gewerbesteuer. Sicherheit gibt nur eine verbindliche Auskunft des Finanzamts.

Praktisch bedeutet das für Gründerinnen und Gründer: Vor dem Start die Tätigkeit schriftlich beschreiben, mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen und bei Unklarheit eine verbindliche Auskunft beantragen. Die Gewerbeanmeldung selbst kostet je nach Kommune grob 10–65 €. Die Quellen nennen leicht unterschiedliche Spannen, maßgeblich ist die Gebührensatzung der jeweiligen Gemeinde.

Kleinunternehmerregelung: Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 19 UStG in neuer Fassung. Die Regelung greift, wenn der Netto-Umsatz des Vorjahres höchstens 25.000 € betrug und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Die Umsätze sind dann umsatzsteuerfrei, dafür entfällt der Vorsteuerabzug. Das schreibt die IHK Region Stuttgart unter Verweis auf das BMF-Schreiben vom 18.03.2025.

Zwei Punkte werden oft falsch dargestellt. Erstens gilt im Gründungsjahr allein die 25.000-€-Grenze, ohne Hochrechnung auf ein volles Jahr. Die oft zitierte Aussage, bis 25.000 € Umsatz sei die Kleinunternehmerregelung „oft möglich“, lässt die zweite Grenze und die Besonderheit im Gründungsjahr weg. Zweitens endet die Regelung im laufenden Jahr sofort, wenn die 100.000 € überschritten werden, und zwar ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird (IHK Region Stuttgart; Steuerberater Emundts & Stoffels).

Ob die Regelung sinnvoll ist, hängt vom Kundenkreis ab. Auftraggeber, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind, ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab und merken den Unterschied kaum. Privatkunden und Kleinunternehmer als Auftraggeber profitieren von den niedrigeren Nettopreisen. Wer größere Anschaffungen plant, etwa ein hochwertiges Equipment, verzichtet mit der Regelung auf den Vorsteuerabzug.

Was kann man verdienen? Stundensätze und Rechenbeispiel

Die Angaben zu Stundensätzen streuen stark. Auslandsjob.de nennt 50–80 € und mehr für Qualifizierte. Solche Angaben stammen häufig aus Selbstdarstellungen. Für Selbstständige gilt kein Mindestlohn, Einstiegsjobs unterhalb davon kommen laut auslandsjob.de vor. Als Orientierung dienen deshalb eher Stichproben echter Inserate. Für das verwandte Feld Social Media nennen Beispielanzeigen auf Xing teils 15–25 € pro Stunde (Stand 10/2026). Die Stichproben markieren die Untergrenze des Marktes, die Selbstangaben die Obergrenze. Als realistische Spanne für den Einstieg erscheinen dazwischen etwa 20–50 €. Das ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktstatistik.

Monatsumsatz und Weg zur Kleinunternehmergrenze

Die Tabelle zeigt, was verschiedene Stundensätze bei 60 und 100 abgerechneten Stunden im Monat ergeben und wann im Gründungsjahr die 25.000-€-Grenze erreicht wäre.

Der Rechenweg am Beispiel von 40 €: 25.000 € geteilt durch 40 € ergeben 625 abgerechnete Stunden. Bei 60 Stunden im Monat sind das gut zehn Monate, wer voll mit etwa 100 Stunden arbeitet, überschreitet die Grenze nach rund sechs Monaten. Der Umsatz oberhalb von 25.000 € ist dann sofort umsatzsteuerpflichtig. In den Folgejahren gilt: Vorjahresumsatz bis 25.000 € und laufender Umsatz bis 100.000 €, bei 40 € entspräche das 2.500 Stunden.

Stundensatz aus dem Wunschnetto ableiten

Der umgekehrte Weg ist für die Preisfindung hilfreicher. Als Faustregel lassen sich nur etwa 60–70 % der Arbeitszeit fakturieren, den Rest fressen Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung und Leerlauf. Als Faustwerte werden häufig 100–120 abrechenbare Stunden pro Monat sowie 30–40 % Aufschlag für Steuern, Versicherungen und Tools genannt. Diese Werte dienen nur der groben Orientierung (Quelle: startup-initiative.de, Stand 09/2026).

Ein Rechenbeispiel auf dieser Grundlage:

1. Wunschnetto vor Vorsorge: 2.500 € pro Monat.
2. Kostenaufschlag von 35 % (Mitte der Spanne): 2.500 € × 1,35 = 3.375 € Umsatzbedarf.
3. Abrechenbare Stunden: 100 pro Monat (unteres Ende der Empfehlung).
4. Stundensatz: 3.375 € geteilt durch 100 = rund 34 € netto.

Mit 120 Stunden sinkt der Satz auf rund 28 €, mit 80 realistischen Stunden steigt er auf etwa 42 €. Wer Kranken- und Altersvorsorge aus dem Gewinn zahlt, muss das Wunschnetto entsprechend höher ansetzen. Das Ergebnis liegt damit in der Spanne von 20–50 € und deutlich unter den 80 €, die in manchen Ratgebern als Normalfall erscheinen.

Zum Vergleich mit einer Anstellung: Das Gehalt eines Angestellten und der Gewinn einer Selbstständigen lassen sich nicht direkt vergleichen, weil Arbeitgeberanteile, Urlaub, Krankheit und Vorsorge im Stundensatz mitgedacht werden müssen. Wer zu Beginn mit Preisen unter 20 € startet, hat nach Abzug aller Posten wenig Spielraum.

Was kostet eine VA für Auftraggeber?

Die Frage „Was kostet ein Personal Assistant?“ taucht häufig auf. Für Auftraggeber entsprechen die Stundensätze oben den Nettopreisen. Bei Regelbesteuerung kommen 19 % Umsatzsteuer hinzu, bei Kleinunternehmern entfällt sie. Wer als VA arbeitet, sollte Pakete und Retainer anbieten, etwa ein festes Monatskontingent, weil sich damit der Umsatz besser planen lässt als bei Einzelaufträgen.

Erste Kunden finden

Als Wege zu ersten Aufträgen kommen infrage: ehemalige Arbeitgeber, Kolleginnen und Kollegen, Selbstständige im Bekanntenkreis. Ein klares Angebot („Posteingang, Termine und Rechnungsvorbereitung für Coaches“) verkauft sich besser als „Alles rund ums Büro“.

• Netzwerk und Empfehlungen: Wenige, dafür gezielte Anfragen an Menschen, die selbst Assistenz brauchen könnten.
• Plattformen und Jobportale: Xing, LinkedIn und Freelance-Börsen. Die Preise sind dort oft niedrig, die Plattform eignet sich eher für erste Referenzen als für Dauerpreise.
• Agenturen und Vermittler: Bieten Aufträge, behalten aber einen Teil des Honorars oder erheben Gebühren. Konditionen vorab prüfen, auch Angaben wie die 59 € für drei Monate bei Fernarbeit.net können sich ändern.
• Eigene Website mit Branchenfokus: Ein Profil, das eine Zielgruppe nennt, wird bei der Suche eher gefunden als ein allgemeines Angebot.

Wichtig ist der Kunden-Mix. Wer in der Anfangszeit nur einen großen Auftraggeber hat, geht ein Risiko ein, das im nächsten Abschnitt erläutert wird.

Risiken: Scheinselbstständigkeit, Datenschutz, Haftung

Scheinselbstständigkeit

Wer fast ausschließlich für einen Auftraggeber arbeitet, dessen Weisungen folgt und in dessen Abläufe eingebunden ist, kann als Beschäftigte eingestuft werden. Das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung läuft nach § 7a SGB IV. Das Existenzgründungsportal des Bundes weist auf das Risiko für Solo-Selbstständige hin, die Einzelheiten des Verfahrens sollten bei der Rentenversicherung nachgelesen werden. Das Risiko besteht in Nachzahlungen von Sozialbeiträgen. Wer den Status klären will, kann das Verfahren freiwillig beantragen. Mehrere Auftraggeber, eigene Betriebsmittel, freie Zeiteinteilung und eine Rechnungsstellung auf Projekt- oder Stundenbasis sprechen für Selbstständigkeit.

Datenschutz

Eine VA hat Zugriff auf Postfächer, Kundendaten und interne Dokumente. Sie verarbeitet damit personenbezogene Daten im Auftrag. In der Regel ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) nach der DSGVO abzuschließen. Viele Auftraggeber bringen eine Vorlage mit. Zusätzlich gehören verschlüsselte Geräte, sichere Passwörter und eine klare Regel für den Umgang mit Zugangsdaten zur Grundausstattung. Die konkreten Anforderungen sollten mit dem Auftraggeber oder einer Datenschutzberatung geklärt werden. Die konkreten Pflichten ergeben sich aus der DSGVO und sollten im Einzelfall geklärt werden.

Haftung und Versicherung

Fehler kommen vor: ein falsch eingetragener Termin, eine versehentlich versendete Mail, eine fehlerhafte Rechnung. Eine Berufshaftpflichtversicherung kann Vermögensschäden bei Auftraggebern absichern. Konkrete Beiträge und Deckungssummen unterscheiden sich je nach Anbieter. Vor Vertragsabschluss sollte geprüft werden, ob Tätigkeiten wie Buchhaltungsvorbereitung oder Zugriff auf Konten mitversichert sind.

Rentenversicherung

Bei bestimmten Tätigkeiten, etwa Unterricht, besteht Rentenversicherungspflicht für Selbstständige. Das gilt laut Existenzgründungsportal für selbstständig Unterrichtende, nicht pauschal für VAs. Wer neben der Assistenz Schulungen gibt, sollte die Pflicht bei der Deutschen Rentenversicherung abklären.

Wie wird man virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent?

Der Weg ist unreguliert, die Reihenfolge hat sich dennoch bewährt:

1. Angebot festlegen: Welche Aufgaben, für welche Zielgruppe?
2. Steuerliche Einordnung klären: Gewerbe oder freier Beruf, im Zweifel verbindliche Auskunft.
3. Gewerbe anmelden (Anzeige bei der Gemeinde), danach Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt.
4. Kleinunternehmerregelung wählen oder darauf verzichten.
5. Haftpflicht abschließen, AV-Vertrag-Vorlage und Verträge vorbereiten.
6. Preise kalkulieren, erste Kunden im Netzwerk ansprechen, zwei bis drei Referenzen sammeln.

Weiterbildungen existieren, sind aber keine Voraussetzung. Anbieter von Lehrgängen werben mit Zertifikaten. Ein Nachweis verbessert die Sichtbarkeit nur, wenn er zur Zielgruppe passt. Ob ein Kurszertifikat oder einschlägige Berufserfahrung mehr zählt, hängt vom Auftraggeber ab.

Häufige Fehler beim Start

• Preise zu niedrig: Wer 15 € pro Stunde nimmt, kommt nach Abzug von Steuern, Versicherungen und unbezahlten Zeiten kaum auf ein tragfähiges Einkommen.
• Nur ein Auftraggeber: Das erhöht das Risiko der Scheinselbstständigkeit und macht abhängig.
• Freiberuf ungeprüft angemeldet: Die Einstufung bleibt anfechtbar, Gewerbesteuer kann rückwirkend anfallen.
• Grenze nicht im Blick: Wer die 25.000 € im Gründungsjahr überschreitet, schuldet ab dem übersteigenden Umsatz Umsatzsteuer und muss die Preise entsprechend kalkulieren.
• Datenschutz vernachlässigt: Ohne AV-Vertrag und sichere Arbeitsumgebung verlieren Gründer das Vertrauen von Kunden mit sensiblen Daten.

Häufige Fragen

Wie viel verdient eine virtuelle Assistentin?

Das hängt von Stundensatz und abrechenbaren Stunden ab. Bei 34 € und 100 Stunden im Monat liegt der Umsatz bei rund 3.400 € netto, davon sind Steuern, Versicherungen und Vorsorge zu zahlen. Die in manchen Ratgebern genannten 50–80 € und mehr gelten für qualifizierte, etablierte Anbieter.

Ist virtuelle Assistenz freiberuflich oder ein Gewerbe?

In der Regel ein Gewerbe, weil Büro- und Verwaltungstätigkeit nicht im Katalog des § 18 EStG steht. Wer überwiegend beratend arbeitet und eine passende Qualifikation hat, kann Ausnahmen prüfen lassen. Sicherheit gibt nur die verbindliche Auskunft des Finanzamts.

Wie hoch ist der Stundenlohn einer virtuellen Assistenz?

Realistisch sind eher 20–50 € pro Stunde als die oft genannten 80 €. Das ist eine redaktionelle Einschätzung auf Basis von Selbstangaben und Stichproben, keine Marktstatistik. Angaben bis 80 € stammen meist aus Selbstdarstellungen.

Was kostet ein Personal Assistant?

Für Auftraggeber entsprechen die Kosten dem Stundensatz zuzüglich Umsatzsteuer, sofern die Assistenz nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Pakete mit festem Monatskontingent sind üblich.

Welche Aufgaben hat eine virtuelle Assistenz?

Terminverwaltung, E-Mail-Betreuung, Reiseplanung, Recherche, Datenpflege, Rechnungsvorbereitung und Kundenservice. Beratung in reglementierten Feldern wie Steuer oder Recht gehört nicht dazu.

Fazit und Checkliste

Virtuelle Assistenz eignet sich für einen schlanken Start mit geringen Anfangskosten, verlangt aber saubere Kalkulation. Gründerinnen und Gründer sollten mit Stundensätzen von eher 20–50 € rechnen, nicht mit 80 €, und die 25.000-€-Grenze im Gründungsjahr im Blick behalten. Die Einstufung als Gewerbe ist der Normalfall, eine abweichende Einordnung sollte nur mit verbindlicher Auskunft erfolgen. Mehrere Auftraggeber von Anfang an senken das Risiko der Scheinselbstständigkeit. Datenschutz und Haftpflicht gehören vor den ersten Auftrag geklärt.

Checkliste für den Start

• Angebot und Zielgruppe in zwei Sätzen formuliert
• Gewerbe angemeldet (Kosten je nach Kommune ca. 10–65 €)
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eingereicht, Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung getroffen
• Bei Zweifeln zur Einstufung: verbindliche Auskunft beantragt
• Berufshaftpflicht abgeschlossen
• AV-Vertrag-Vorlage und Musterauftrag bereit
• Stundensatz kalkuliert (Wunschnetto, 100–120 Stunden, 30–40 % Aufschlag)
• Mindestens zwei bis drei Auftraggeber angestrebt
• Rentenversicherungspflicht geprüft, falls Unterricht oder Schulungen angeboten werden

Quellen

• IHK Region Stuttgart · Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer · Abruf 10/2026
• BMWE Existenzgründungsportal · Beratender Betriebswirt: Kriterien · Abruf 10/2026
• BMWE Existenzgründungsportal · Diplom-Kaufmann/Betriebswirt als Unternehmensberater · Abruf 10/2026
• BMWE Existenzgründungsportal · Unternehmensberater und Coach · Abruf 10/2026
• Münchner Gründungsbüro · Branchencheck Coaching, Beratung, Training, Unterricht · Abruf 10/2026
• auslandsjob.de · Virtueller Assistent · Abruf 10/2026
• Xing · Freiberufliche Social-Media-Jobs (Stichprobe) · Abruf 10/2026